Factur-X ou XRechnung : quel format choisir
En Allemagne, les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis janvier 2025. À partir de 2027, elles doivent aussi en émettre, les plus petites au plus tard en 2028. Les détails figurent dans la circulaire du ministère fédéral des Finances sur la facture électronique (en allemand). Deux formats reviennent alors : XRechnung et Factur-X. En bref : les factures destinées aux administrations allemandes partent en XRechnung, celles destinées aux entreprises le plus souvent en Factur-X. Les deux reposent sur la même norme européenne et sont donc plus proches que leurs noms ne le laissent penser.
Une norme, deux formats
Les deux formats appliquent la norme européenne EN 16931. Elle définit les informations que contient une facture électronique et leur nom, du numéro de facture à la ventilation de la TVA. Chaque information porte un code, par exemple BT-1 pour le numéro de facture. BT signifie Business Term ; vous retrouvez ces codes dans chaque message d'erreur d'un portail de contrôle.
Techniquement, une facture électronique est un fichier XML. La norme admet deux syntaxes : UBL et Cross Industry Invoice (CII). La XRechnung existe dans les deux, Factur-X utilise CII.
XRechnung pour les administrations allemandes
La XRechnung est la déclinaison allemande de la norme pour le secteur public. Elle se compose uniquement du fichier XML, qui ne devient lisible que dans le logiciel du destinataire. Par rapport à la norme, elle rend plusieurs informations obligatoires, dont le Leitweg-ID, qui achemine la facture vers le bon destinataire au sein de l'administration. Les portails de facturation contrôlent chaque facture selon ces règles et rejettent celles qui n'y satisfont pas.
Factur-X pour les entreprises
Une facture Factur-X est un PDF dans lequel le fichier XML est intégré. Votre client voit une facture habituelle, son logiciel comptable lit les données. Au quotidien, c'est pratique : la facture se vérifie, se classe et se transmet sans logiciel supplémentaire. En Allemagne, le même format s'appelle ZUGFeRD.
Quel format pour quel destinataire
| Destinataire | Format |
|---|---|
| Administration ou acheteur public allemand | XRechnung avec Leitweg-ID |
| Entreprise sans exigence particulière | Factur-X, profil EN 16931 |
| Entreprise avec une exigence | le format demandé |
Entre entreprises, tout format conforme à l'EN 16931 est admis, XRechnung comprise. Factur-X a l'avantage d'un document lisible dans le même fichier.
Ce que la XRechnung exige en plus
Si vous ne produisez jusqu'ici que du Factur-X, la XRechnung demande quelques informations que la norme laisse facultatives :
- un contact vendeur avec nom, téléphone et e-mail (BT-41 à BT-43)
- les adresses électroniques du vendeur et de l'acheteur (BT-34, BT-49)
- la référence acheteur (BT-10), c'est-à-dire le Leitweg-ID pour les administrations
- les informations de paiement, l'IBAN pour un virement
Vous renseignez une seule fois le contact, l'adresse et l'IBAN de votre entreprise. Le Leitweg-ID vous est fourni par le destinataire.
Sans Leitweg-ID, pas de transmission
Les portails des administrations rejettent une XRechnung sans Leitweg-ID valide. C'est le destinataire qui attribue l'identifiant, pas l'émetteur de la facture. Demandez-le avant votre première facture.
Profils
Au sein de Factur-X, le profil détermine le niveau de détail de la facture. Pour les factures aux entreprises, le profil EN 16931, aussi appelé COMFORT, est la règle. Il couvre l'intégralité de la norme, avec les lignes, les remises et la ventilation de la TVA. BASIC n'en couvre qu'une partie et devient vite insuffisant dès que des frais de port, des remises ou plusieurs taux de TVA figurent sur une même facture. Pour les administrations allemandes, il existe le profil XRechnung ; la version attendue par un portail figure dans ses consignes.
MINIMUM et BASIC WL
Les deux plus petits profils Factur-X ne contiennent pas de lignes de facture et ne valent pas facture au sens de la loi allemande sur la TVA. Pour l'envoi de factures, seuls BASIC et les profils plus complets entrent en ligne de compte.
Mise en œuvre dans Magento
Dans Magento, la facture électronique est construite à partir de la facture de la commande. Notre extension Factur-X Electronic Invoicing pour Magento 2 en produit une facture Factur-X ou XRechnung, joint le XML à l'e-mail de facture et l'intègre au PDF si vous le souhaitez.
Vous saisissez une seule fois les données de votre entreprise dans la configuration. L'extension reprend l'adresse électronique de l'acheteur depuis l'adresse e-mail de la commande. Elle lit le Leitweg-ID dans un attribut client ou dans un champ que votre client remplit lors de la commande. La documentation XRechnung indique où renseigner chaque information.
Qu'est-ce qui distingue Factur-X d'une facture PDF ?
Le XML intégré. En plus du document visible, un PDF Factur-X contient un jeu de données structuré selon l'EN 16931, que les logiciels lisent directement. Une facture PDF ordinaire ne contient que la mise en page et n'est donc pas une facture électronique.
Puis-je envoyer une XRechnung à une entreprise ?
Oui, la XRechnung est conforme à l'EN 16931. Factur-X a l'avantage de rester lisible sans logiciel supplémentaire.
Quelle différence entre Factur-X et ZUGFeRD ?
Le nom. ZUGFeRD est la désignation allemande de la même spécification : un PDF avec XML CII intégré selon l'EN 16931.
Quel profil choisir ?
Pour les factures aux entreprises, le profil EN 16931, aussi appelé COMFORT. Il couvre l'intégralité de la norme et est présélectionné dans notre extension. Pour les administrations allemandes, choisissez un profil XRechnung.
De quelle version de XRechnung ai-je besoin ?
De celle qu'impose le portail de facturation du destinataire. Les versions que produit l'extension figurent dans la documentation XRechnung.
Quelle syntaxe XML l'extension produit-elle ?
Cross Industry Invoice (CII). C'est la syntaxe de Factur-X, et la XRechnung l'admet également.
Faut-il un logiciel particulier pour ouvrir une facture Factur-X ?
Non. N'importe quel lecteur PDF ouvre le PDF. Le logiciel comptable du destinataire lit le XML intégré.
Où obtenir le Leitweg-ID ?
Auprès du destinataire. Les administrations allemandes l'indiquent dans la commande ou lors de la procédure de marché.
Comment un Leitweg-ID est-il structuré ?
En trois parties séparées par des tirets : adressage général, adressage détaillé et une clé de contrôle à deux chiffres, par exemple 991-12345-67. La longueur des deux premières parties n'est pas fixe.
Que se passe-t-il si le PDF et le XML d'une facture Factur-X divergent ?
Selon le ministère fédéral allemand des Finances, ce sont les données du XML qui font foi. Le PDF sert à l'affichage et ne doit pas s'en écarter sur le fond.
Comment vérifier qu'une XRechnung sera acceptée ?
Avec un service de contrôle qui couvre les règles de gestion allemandes, par exemple le validateur de la KoSIT. Notre extension contrôle le XML par rapport au schéma ; ce contrôle ne détecte pas les infractions aux règles de gestion.
Cet article explique les formats techniques de la facturation électronique. Il ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique ; la question de savoir si et à partir de quand vous êtes tenu d'émettre des factures électroniques relève de votre conseil fiscal.
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