Factur-X ou XRechnung : quel format choisir
Factur-X et XRechnung sont souvent présentés comme deux normes concurrentes. En réalité, les deux appliquent la même norme européenne et ne diffèrent que sur deux points : la forme du fichier et les champs obligatoires. Le format dont vous avez besoin découle de ce qu'attendent vos destinataires : les administrations allemandes exigent la XRechnung avec son Leitweg-ID, tandis que les clients professionnels reçoivent en règle générale du Factur-X.
Une base commune
Le socle est la norme européenne EN 16931. Elle définit les données qu'une facture électronique doit contenir et la manière dont elles sont nommées. Ces données portent le nom de termes métier, en abrégé BT pour Business Term, par exemple BT-1 pour le numéro de facture.
La syntaxe est elle aussi commune : les deux formats utilisent Cross Industry Invoice (CII), un format XML de l'UN/CEFACT. Une XRechnung et une facture Factur-X peuvent porter le même contenu et se ressembler fortement dans le XML.
La différence : qui reçoit la facture
XRechnung pour le secteur public allemand
XRechnung est la déclinaison allemande de l'EN 16931 pour les factures adressées aux administrations. C'est un fichier XML pur, sans document visuel, qui rend obligatoires des champs que la norme laisse facultatifs, à commencer par le Leitweg-ID, qui identifie le destinataire au sein de l'administration.
Factur-X pour les clients professionnels
Factur-X est un format hybride : un PDF/A-3 dans lequel le XML CII est intégré. L'humain voit la facture PDF habituelle, le logiciel lit les données structurées. Pour le B2B, c'est la voie pratique, car le document reste lisible au quotidien, pour le contrôle, l'archivage ou la transmission à la comptabilité.
Dans les documents allemands, ce même format porte le nom de ZUGFeRD. Il n'y a aucune différence technique : depuis ZUGFeRD 2.0, les deux spécifications sont identiques, avec le même noyau EN 16931 et la même syntaxe CII. Factur-X est la désignation retenue au niveau européen ; si votre logiciel ou votre partenaire allemand parle de ZUGFeRD, il s'agit du format décrit ici.
Quel format dans quel cas
| Destinataire | Format | Pourquoi |
|---|---|---|
| Administration allemande, acheteur public | XRechnung | Exigé par les portails de facturation, avec le Leitweg-ID |
| Client professionnel | Factur-X | Données structurées et document lisible dans un seul fichier |
| Client professionnel avec exigence définie | Selon la consigne | Les deux formats sont lus par les logiciels |
Si le destinataire n'indique rien et qu'aucun organisme public n'est concerné, Factur-X est le choix sûr : il est lu par les logiciels et reste exploitable comme document.
Ce que la XRechnung exige en plus
L'EN 16931 laisse facultatifs plusieurs champs que la XRechnung rend obligatoires. Si vous n'avez produit que du Factur-X jusqu'ici, ce sont ces éléments qu'il faut compléter :
| Champ | EN 16931 | XRechnung |
|---|---|---|
| Adresse électronique du vendeur (BT-34) | facultatif | obligatoire |
| Téléphone du contact vendeur (BT-42) | facultatif | obligatoire |
| E-mail du contact vendeur (BT-43) | facultatif | obligatoire |
| Référence acheteur (BT-10) | facultatif | obligatoire, numéro de commande en repli selon BR-DE-15 |
| Leitweg-ID | facultatif | obligatoire dans le secteur public |
| Groupe de paiement correspondant au moyen de paiement (BG-17/18/19) | facultatif | obligatoire selon le code BT-81 |
Les trois premières entrées concernent votre propre entreprise et se renseignent une seule fois. La référence acheteur et le Leitweg-ID proviennent du destinataire.
Champ obligatoire Leitweg-ID
Une XRechnung sans Leitweg-ID est rejetée par les portails des administrations. L'identifiant est attribué par le destinataire, pas par l'émetteur de la facture. Demandez-le avant la première facture et enregistrez-le au niveau du client, pas de la commande.
Les profils en un coup d'œil
Au sein de la spécification Factur-X, le profil détermine le niveau de détail du jeu de données. Le profil décrit le XML lui-même et s'applique que celui-ci soit intégré dans un PDF ou livré comme fichier XML seul. XRechnung en fait partie en tant que profil à part entière :
- BASIC : un sous-ensemble de la norme avec les champs obligatoires essentiels. Conforme en matière de TVA et suffisant pour des factures B2B simples.
- EN 16931 (COMFORT) : couvre intégralement la norme, avec les lignes, les remises et la ventilation de TVA.
- XRechnung 2.2 / 2.3 / 3.0 : le CIUS allemand pour le secteur public, avec les règles de gestion supplémentaires décrites plus haut. La version 3.0 est la version actuelle.
Pour les factures adressées aux clients professionnels, COMFORT est la recommandation par défaut, car il couvre intégralement les éléments essentiels d'une facture électronique. BASIC reste envisageable lorsque les factures demeurent simples ; il ne couvre qu'une partie des champs, ce qui devient vite insuffisant dès que des remises, des frais de port ou plusieurs taux de TVA figurent sur une même facture. La version de XRechnung attendue par un portail figure dans ses propres consignes.
Mise en œuvre dans Magento
Dans Magento, la facture électronique est construite à partir de la commande : les données du vendeur, les catégories de TVA, les conditions de paiement et les lignes doivent être enregistrées de façon à pouvoir être associées aux termes métier de la norme. Notre extension Electronic Invoicing pour Magento 2 en produit du Factur-X, du ZUGFeRD et de la XRechnung, joint le XML à l'e-mail de facture et l'intègre au PDF si vous le souhaitez.
Les réglages se trouvent sous Sales → E-Invoicing. L'adresse électronique et les coordonnées de votre entreprise se renseignent sous Vendeur, la référence acheteur et le Leitweg-ID sous Informations acheteur, les conditions de paiement sous Paiement. Pour le groupe de paiement d'un virement, l'IBAN indiqué chez le vendeur suffit.
Le détail des champs et le choix des profils sont décrits dans la documentation sur les formats et les profils.
Qu'est-ce qui distingue Factur-X d'une facture PDF ?
Le XML intégré. Un PDF Factur-X porte, en plus du document visible, un jeu de données structuré conforme à l'EN 16931 qu'un logiciel peut lire directement. Une facture PDF ordinaire ne contient que la représentation ; ses données devraient être ressaisies ou extraites par reconnaissance de texte.
Puis-je utiliser la XRechnung dans tous les cas ?
Techniquement oui. Une XRechnung reste toutefois un fichier XML sans document visuel. Dans les échanges commerciaux, un PDF est plus commode au quotidien, pour contrôler, archiver ou transmettre une facture, et c'est précisément ce que Factur-X ajoute aux mêmes données structurées.
Factur-X et ZUGFeRD sont-ils la même chose ?
Oui. Les deux noms désignent le même format PDF hybride avec XML CII intégré selon l'EN 16931, identiques sur le plan technique depuis ZUGFeRD 2.0. Factur-X est la désignation retenue au niveau européen, ZUGFeRD celle qui reste courante en Allemagne.
Où obtenir le Leitweg-ID ?
Auprès du destinataire. Les administrations allemandes l'indiquent dans la commande ou lors de la procédure de marché. Sans lui, le portail de facturation rejette la XRechnung.
Cet article explique les formats techniques de la facturation électronique. Il ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique ; la question de savoir si et à partir de quand vous êtes tenu d'émettre des factures électroniques relève de votre conseil fiscal.
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